Jak należy prowadzić akta osobowe pracownika?

Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy, każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Znaczy to tyle, że niezależnie od wielkości swojej firmy, a także od liczby zatrudnionych pracowników pracodawca musi dla każdego z nich założyć i prowadzić akta osobowe.

Szczegółowe zasady prowadzenia tej dokumentacji zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku.

Akta osobowe podzielone są na trzy części: A,B,C.

W części A znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B akta dotyczące nawiązywania stosunku pracy, a w C dokumentację dotyczącą ustania zatrudnienia.

Akta pracownicze należy przechowywać przez okres 50 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Co ważne, miejsce magazynowania tych danych również jest niezmiernie istotne. Przede wszystkim musi zapewniać im pełne bezpieczeństwo tj. ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieżą, a nawet dostępem osób nieupoważnionych.

Zobacz też: Główne struktury rynkowe